Khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) mở rộng ra thị trường quốc tế, việc giải quyết những phức tạp trong việc tuân thủ quy định nhập khẩu trở thành một thách thức quan trọng – 95% người tiêu dùng trên thế giới ở bên ngoài Hoa Kỳ và hơn 85% sức mua của thế giới nằm ngoài Châu Âu.
Từ phân loại sản phẩm đến tài liệu phù hợp, việc theo dõi các yêu cầu quy định luôn thay đổi ở nhiều quốc gia có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Tuy nhiên, với các chiến lược và công cụ phù hợp, các SMB có thể hợp lý hóa các quy trình này và đảm bảo các giao dịch tuân thủ, suôn sẻ xuyên biên giới.
Dưới đây là các chiến lược chính giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý việc tuân thủ nhập khẩu hiệu quả, bảo vệ hoạt động của mình đồng thời định vị để phát triển toàn cầu.
1. Tự động hóa các quy trình tuân thủ để giảm thiểu lỗi
Tuân thủ nhập khẩu bao gồm nhiều bước, từ thủ tục hải quan đến các quy định cụ thể của từng quốc gia. Quản lý thủ công các nhiệm vụ này làm tăng khả năng xảy ra lỗi tốn kém. Tự động hóa là một cách hiệu quả để giảm các lỗi thường gặp, cho phép bạn tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc.
“Giảm thiểu lỗi của con người là rất quan trọng”, Hugo Pakula, CEO của Tru Identity giải thích. “Một sai sót nhỏ—chẳng hạn như lỗi đánh máy hoặc phân loại sai—có thể dẫn đến sự chậm trễ tại hải quan hoặc tệ hơn là hàng hóa bị tịch thu. Tự động hóa giúp đảm bảo rằng các chi tiết này được xử lý chính xác”.
Các công cụ tuân thủ nhập khẩu tự động không chỉ hỗ trợ phân loại sản phẩm và lập tài liệu chính xác mà còn giúp doanh nghiệp của bạn theo kịp các quy định đang thay đổi, giải phóng nguồn lực để tập trung vào tăng trưởng.
2. Hiểu vai trò của bạn với tư cách là người nhập hồ sơ
Khi vận chuyển sản phẩm quốc tế, nhà nhập khẩu có tên trong hồ sơ (IoR) chịu trách nhiệm tuân thủ. Điều này bao gồm đảm bảo hàng hóa đáp ứng các quy định của quốc gia đích, bao gồm phân loại sản phẩm chính xác, yêu cầu về tài liệu và tất cả các giấy phép bắt buộc.
“Không chỉ là việc đưa sản phẩm của bạn qua biên giới,” Pakula nhấn mạnh. “Là nhà nhập khẩu có tên trong hồ sơ, bạn phải chịu trách nhiệm pháp lý về hồ sơ, tờ khai hải quan và thuế. Ngay cả khi bạn làm việc với một công ty môi giới hải quan, trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về bạn.”
Để giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần đảm bảo có đầy đủ mọi giấy tờ bắt buộc, chẳng hạn như mã HTS, giấy chứng nhận xuất xứ và mọi giấy phép sản phẩm cần thiết, trước khi vận chuyển ra nước ngoài.
3. Phân loại mã HS chính cho thủ tục hải quan liền mạch
Mã HS là một yếu tố thiết yếu của thương mại quốc tế. Mã này được sử dụng để phân loại hàng hóa và xác định mức thuế áp dụng. Việc chỉ định mã HS chính xác không chỉ quan trọng để tuân thủ mà còn để xác định xem sản phẩm của bạn có thể nhập vào một quốc gia nhất định hay không.
Những mã này cũng dành riêng cho từng quốc gia, trong trường hợp đó chúng được gọi là mã HTS. Mã HTS sẽ bắt đầu bằng các chữ số giống như mã HS, tuy nhiên mã HTS sẽ chứa các chữ số bổ sung để giúp quốc gia nhập khẩu cụ thể xác định chính xác sản phẩm khi đến nơi.
“Bạn không thể đánh giá thấp tầm quan trọng của việc lấy đúng mã HTS”, Pakula khuyên. “Phân loại không đúng có thể dẫn đến tiền phạt, từ chối lô hàng hoặc hàng hóa bị giữ tại hải quan”.
Nguồn: https://truregister.com/blogs/guide-to-hs-codes
Việc cập nhật các thay đổi về mã HS và HTS cũng rất quan trọng vì chúng thường xuyên được cập nhật. Việc triển khai hệ thống tự động để theo dõi các bản cập nhật giúp doanh nghiệp tránh được sự gián đoạn chuỗi cung ứng bất ngờ.
Mỗi quốc gia đều có quy định riêng về phân bổ mã HTS và thậm chí là mô tả HTS riêng (như mô tả ở trên), việc hiểu rõ rủi ro sản phẩm của bạn và duy trì danh mục thông tin tuân thủ chính xác và cập nhật chưa bao giờ quan trọng đến thế.
4. Kiểm tra nhà cung cấp của bạn để có quy trình nhập khẩu suôn sẻ hơn
Trách nhiệm tuân thủ không chỉ dừng lại ở doanh nghiệp của bạn. Đảm bảo rằng các nhà cung cấp của bạn đáng tin cậy và có khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế cũng quan trọng không kém.
Pakula cho biết: "Việc biết hàng hóa của bạn đến từ đâu và đảm bảo rằng các nhà cung cấp của bạn được kiểm tra kỹ lưỡng chưa bao giờ quan trọng hơn thế". "Nếu các nhà cung cấp của bạn không thể cung cấp các giấy tờ phù hợp, như giấy chứng nhận xuất xứ hoặc chứng nhận hữu cơ, hàng hóa của bạn có thể bị chậm trễ hoặc bị từ chối tại hải quan".
Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp đã được thẩm định và sử dụng nền tảng tìm nguồn cung ứng uy tín để xác minh thông tin có thể giúp tránh những phức tạp này.
5. Luôn đi trước những thay đổi về quy định
Quy định thương mại quốc tế liên tục thay đổi và bạn phải luôn cập nhật để tránh các vấn đề về tuân thủ. Từ luật nhập khẩu đến tiêu chuẩn an toàn sản phẩm, các quy định có thể thay đổi nhiều lần trong năm, tùy thuộc vào quốc gia.
“Chỉ tính riêng năm 2023, Hoa Kỳ đã sửa đổi Biểu thuế quan hài hòa của mình tám lần cho đến tháng 8”, Pakula lưu ý. “Nếu bạn không chủ động theo dõi những cập nhật này, bạn có thể dễ dàng bị bất ngờ”. Khi bạn phải theo dõi mọi quốc gia mà bạn bán hàng, điều này chỉ làm tăng khả năng xảy ra lỗi tốn kém.
Tận dụng các công cụ tuân thủ theo dõi tự động các cập nhật về quy định là một cách chủ động để đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn tuân thủ mà không cần dành thời gian và nguồn lực không cần thiết cho việc theo dõi thủ công.
6. Biến việc tuân thủ thành một thành phần chiến lược của doanh nghiệp bạn
Tuân thủ không chỉ là tuân thủ các quy tắc—mà còn phải là một phần cốt lõi trong chiến lược kinh doanh tổng thể của bạn. Quản lý tuân thủ đúng cách có thể có tác động đáng kể đến chi phí, sự hài lòng của khách hàng và danh tiếng thương hiệu, đặc biệt là khi nói đến việc giao hàng đúng hạn và tránh bị phạt.
Pakula nhấn mạnh rằng việc tuân thủ nên được coi là một cơ hội chứ không phải là một rào cản. “Việc thành thạo việc tuân thủ không chỉ là tránh bị phạt; mà còn là đảm bảo các giao dịch diễn ra suôn sẻ hơn và xây dựng lòng tin với các đối tác quốc tế của bạn.”
Bằng cách tích hợp tuân thủ vào chiến lược kinh doanh, bạn có thể biến thách thức về quy định thành lợi thế cạnh tranh, giúp công ty bạn đạt được thành công lâu dài.
Phần kết luận
Đối với các SMB muốn phát triển ra quốc tế, việc nắm vững quy định nhập khẩu là điều cần thiết để thành công. Bằng cách tự động hóa các quy trình, đảm bảo tài liệu phù hợp, kiểm tra nhà cung cấp và đi trước các thay đổi về quy định, các doanh nghiệp có thể đơn giản hóa sự phức tạp của thương mại toàn cầu và phát triển mạnh mẽ trên thị trường quốc tế.
Để tìm hiểu sâu hơn về các chủ đề này và lắng nghe những ví dụ thực tế về cách các doanh nghiệp đang giải quyết những thách thức về tuân thủ nhập khẩu, bạn có thể xem hội thảo trực tuyến gần đây của chúng tôi với những thông tin chuyên sâu từ các chuyên gia trong ngành như Hugo Pakula .
Để tận dụng một số lợi ích được thảo luận ở đây, hãy truy cập TruRegister.com .
